Рекомендации по ответу на Запрос документов и сведений +образец

Рекомендации по подготовке декларантом ответа на запрос документов и сведений для подтверждения таможенной стоимости товаров, направляемых после условного выпуска товаров через таможенного представителя.

Комплект документов и сведений предоставлять:

• с возможностью для таможенного представителя подать комплект документов таможенному органу одновременно;
• с некоторым запасом времени (хотя бы сроком в неделю) до предельного, указанного в Запросе, срока;
• оформлять для таможни Сопроводительное письмо (на фирменном бланке, с исх. номером и датой), в котором:
  • комментировать предоставленные документы,
  • в случае непредоставления – указывать мотивированную причину,
  • там, где по смыслу Запроса требуются пояснения – давать соответствующие пояснения.

Вариант сопроводительного письма – прилагается в конце текста.

• в некоторых случаях руководство организации-декларанта может счесть необходимым продублировать предоставление комплекта документов на бумажном носителе: это также допускается, но только как процесс, параллельный отправке комплекта по электронным каналам связи, через таможенного представителя; бумажный комплект отправлять заказным письмом (бандеролью), с уведомлением;
• прилагаемые файлами с документами желательно обозначать в соответствии с номерами пунктов запроса, последовательно; если по одному пункту запроса предоставляется несколько документов, то обозначать их «подпунктами» (1.1, 1.2, 1.3 и т.д.);
• по возможности, сжимать файлы до размеров, не превышающих 3 Мб, но без ущерба для «читаемости» документов; если и после сжатия размер файлов превышает 3 Мб, то таможенный представитель сам разделит документ на несколько частей, размером не более 3 Мб;
• если некоторые из запрошенных документов (например, документы по оплате за товар) формируются позднее, но до предельно указанного срока, не нужно торопиться с отправкой документов таможне досрочно – дождаться, когда документы будут сформированы (для этого и дается 60 календарных дней после регистрации ДТ – чтобы имелась возможность предоставить подтверждающие таможенную стоимость сформированные позднее документы); однако же, отсутствие запрашиваемых документов к предельному сроку не является основанием для отсрочки с предоставлением комплекта документов – в этом случае комплект отправляется неполным, с указанием причины отсутствия некоторых из запрошенных документов (например, «не наступил предусмотренный контрактом срок оплаты»);
• нельзя игнорировать ни один из пунктов по запрошенным документам и сведениям: необходимо обосновать отсутствие документов и сведений – например, по причине того, что лицо, обладающее ими, по запросу декларанта его не предоставило (здесь полезно приложить материалы, связанные с запросом – копии писем, переписку по электронной почте); если можно предоставить материалы с обозначением отказа от запрашиваемого лица – тоже идет «в плюс»;
• если в запросе указано, что документы на иностранном языке (например, экспортная ДТ, прайс-лист) должны быть предоставлены совместно с переводом, выполненным дипломированным переводчиком – к переводу приложить и документы, подтверждающие квалификацию переводчика; вместе с тем, перевод, заверенный руководителем организации-декларанта («перевод верен», печать, должность, ФИО, подпись, печать), также следует считать «удостоверенным должным образом» - это подтверждается Письмом Минфина России от 12.11.202г № ВД-4-17/18594@, а также сложившейся судебной практикой (правда, ссылка на это больше поможет уже в суде, чем в процессе подтверждения таможенной стоимости).

Заметки по отдельным стандартным пунктам запроса ( на основе анализа часто совершаемых ошибок при подготовке ответов на запрос):

О прайс-листах:

В отличие от коммерческого предложения, которое формируется в адрес конкретного лица, под конкретные условия поставки согласно ИНКОТЕРМС, на определенный ассортимент (и, часто, на количество) товара, прайс лист формируется для неопределенного круга лиц («покупайте все!»), на конкретный период, на широкий круг предлагаемых товаров (больший, чем в рассматриваемой партии), как правило, на базисе EXW или FCA.

Если продавец и производитель – разные лица, то следует понимать, что цена товара в прайс-листе продавца при сопоставимых условиях поставки и оплаты должна быть выше, чем в прайс-листе производителя, т.к. продавец в этом случае является посредником и должен получить прибыль при совершаемой перепродаже.

Об экспортных декларациях:

Самостоятельно вносить изменения в экспортную декларацию страны отправления, «подгоняя» их под параметры сделки, не рекомендуется: несоответствие отдельных сведений может быть вызвана различиями в таможенном законодательстве страны отправления – и внесенные исправления при проверке таможней как раз могут свидетельствовать о недостоверности предоставленных документов; в частности, есть особенности при указании в китайских экспортных ДТ базиса поставки согласно ИНКОТЕРМС.

О подтверждении расходов на перевозку:

К основным документам, подтверждающим расходы на перевозку, относятся: договор ТЭО, Заявка/Поручение на перевозку, Счет за перевозку, платежные документы по оплате перевозки, Акт приема выполненных работ.

На что обратить внимание:

• если счет за перевозку оформлен в валюте, отличной от валюты РФ, а оплата перевозки произведена до начала таможенного оформления (до даты регистрации ДТ) – что должно быть указано в договоре ТЭО или в заявке/поручении на перевозку, то расходы на перевозку должны быть учтены пи декларировании «по фактически оплаченному» в российских рублях; иное является нарушением таможенных правил и, если оно привело к занижению таможенных платежей, ведет к заведению дела о НТП, доплатам и штрафам;
• нередко условием оплаты в рублях валютных счетов за перевозку указывается, например, «по курсу ЦБ РФ +4%» (то есть при учете расходов нужно увеличивать значение расходов на указанные «проценты»);
• если в счете за перевозку произведена разбивка расходов «до» и «после» таможенной границы РФ, то пункт разделения должен быть расположен строго на таможенной территории Таможенного союза (ТС); указание наименования таможенного перехода в виде пары «переход на иностранной территории»-«переход на таможенной территории» является грубой ошибкой;
• если в счете за перевозку прописаны дополнительные расходы, то должно быть понятно (или из наименования услуги, или из дополнительного письма-пояснения экспедитора), к какому участку перевозки («до» или «после» таможенной границы) они относятся;
• начальный пункт перевозки, указанный в счете за перевозку, должен соответствовать пункту, указанному в контрактных условиях поставки товара согласно ИНКОТЕРМС;
• вознаграждение экспедитора должно быть либо выделено в счете отдельным пунктом, либо полностью отнесено к расходам «до таможенной границы» (что можно будет обосновать в случае необходимости);
• если поставка товара производится на базисе EXW (что означает, если это не оговорено отдельно: погрузка и таможенное оформление не включены в стоимость товара), то рекомендуется выделять пункт «погрузка и таможенные формальности» отдельным пунктом в счет за перевозку; либо, по крайней мере, они должны быть полностью отнесены к расходам «до таможенной границы» (и для этого случая потенциально это можно было бы подтвердить расчетами);
• как правило, перевозчик/экспедитор при указании расходов «до» и «после» границы применяет формально одинаковый тариф перевозки «за километр»; но при этом нужно иметь ввиду, что при таком разделении нужно сначала из общих расходов выделить вознаграждение экспедитора, возможные расходы на погрузку и таможенное оформление, перегрузку и прочие доп.расходы «до границы» - и только остаток разбивать пропорционально расстоянию «до» и «после» границы (и уже потом можно снова доп.расходы добавить к полученному значению стоимости перевозки «до границы»); таможня в ходе проверки может направить дополнительный запрос как раз для подтверждения расчетами (запрос калькуляции) распределение расходов за перевозку «до» и «после» границы; если есть возможность, то можно сразу к комплекту документов приложить «справку» с обоснованием разделения «до» и «после» границы на основе километража «до» и «после» гарнцы, с учетом корректного включения указанных выше доп.расходов.

О расходах на страхование:

• если груз дополнительно не страховался (при базисе поставки, отличном от CIP или CIF), то нужно это пояснить (возможно, такое пояснение было предоставлено сразу, при подаче ДТ) этот факт; при этом проверить, чтобы в Поручении/Заявке на перевозку не присутствовало задание экспедитору на страхование партии товара;
• если груз страховался дополнительно, то предоставить счет за страхование, платежное поручение по его оплате; нередко в самом страховом полисе прописана сумма страховой премии (само значение или процент от заявленной в полисе стоимости партии) – в этом случае проверить, чтобы сумма услуг в счете за страхование была в эквиваленте не ниже, чем страховая премия, прописанная в полисе.

По оплате за товар:

• предоставляются документы по оплате за товар; если платежные документы касаются оплаты нескольких партий товара, то приложить документы, показывающие стоимость всех оплаченных товаров (инвойсы, счета- проформы и пр.) – так, чтобы можно было идентифицировать платеж применительно к рассматриваемой партии товара;
• если при отсрочке оплаты (полной или частичной) платеж производился через платежного агента, то необходимо подтвердить, что вознаграждение платежному агенту выплачивалось исключительно в интересах покупателя для обеспечения прохождения платежей, а не в интересах продавца (никакая сумма из сумм вознаграждения платежному агенту не предназначена продавцу), а сумма платежа по возмещению расходов агента обусловлена исключительно необходимостью закупки агентом валюты платежа по согласованному курсу; подтвердить платежными документами агента в адрес продавца, что продавец получил в качестве оплаты за товар строго ту сумму, которая соответствует стоимости товара, указанного в счете продавца); здесь прикладываются:
  • договор с агентом;
  • поручение агенту;
  • счета агента на возмещение расходов и на оплату вознаграждения;
  • платежные поручения на оплату счетов агента;
  • Отчет агента о выполнении поручения;
  • платежные документы агента по переводу оплаты продавцу в валюте платежа по контракту;
  • примечание 1: в случае, когда платежным агентом выступает банк (есть и такие схемы оплаты), то банк может не выставлять счета на возмещение и вознаграждение, а списывает соответствующие суммы в соответствии с предварительными письменными договоренностями;
  • примечание 2: весьма полезным является наличие дополнительного соглашение к договору купли-продажи, в котором оговаривается возможность привлечения покупателем для обеспечения оплаты за товар третьих лиц (платежных агентов), действующих по поручению и за счет покупателя, и никаких дополнительных начислений в счет продавца при этом не производится;
  • примечание 3: на момент подготовки настоящих рекомендаций действует «установка» таможенных органов (которые и контролируют ее выполнение!) на то, что при расчете таможенной стоимости товаров, в случае предоплаты в российских рублях, следует учитывать реально уплачиваемые рублевые суммы (даже если счет/инвойс - валюта счета- выражены в иностранной валюте); есть мнение, что эта «установка» является некорректной, поскольку указанный принцип должен применяться не в отношении оплаты за товар, а только при учете дополнительных расходов, не вошедших в стоимость товара, но учитываемых при расчете таможенной стоимости.